Manuel d'utilisation pas à pas

xInvoice est un logiciel de facturation. Il vous aide à créer des factures professionnelles, à suivre vos clients, vos produits, votre stock et votre argent. Avant de commencer, voici les mots importants à connaître.

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   Facture

   Un document que vous envoyez à un client pour lui demander de payer ce qu'il vous doit. C'est l'élément central de xInvoice.

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   Devis

   Un document qui annonce un prix à un client AVANT qu'il accepte. Si le client accepte, le devis devient une facture.

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   Client

   La personne ou l'entreprise qui vous achète quelque chose et qui doit payer.

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   Fournisseur

   L'entreprise qui vous vend à vous des produits ou des marchandises (vos propres fournisseurs).

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   Produit / Service

   Ce que vous vendez. Un produit est un objet (ex : un sac). Un service est une prestation (ex : une réparation).

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   Stock

   La quantité de produits que vous avez en magasin. xInvoice peut suivre automatiquement ce stock.

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   TVA (taxe)

   Une taxe ajoutée au prix. Au Congo (RDC), la TVA standard est de 16 %. xInvoice la calcule automatiquement.

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   DGI

   La Direction Générale des Impôts. C'est l'administration qui contrôle les factures au Congo. xInvoice prépare vos documents pour être conformes.

Voici ce dont vous avez besoin pour utiliser xInvoice. Rien de compliqué.

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   Un ordinateur ou un téléphone

   xInvoice fonctionne dans un navigateur internet (Google Chrome, Edge, Safari, Firefox). Aucune installation n'est nécessaire.

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   Une connexion internet

   Vous devez être connecté à internet pour utiliser xInvoice. Vos données sont sauvegardées en ligne en toute sécurité.

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   Une adresse e-mail

   Vous avez besoin d'une adresse e-mail valide (ex : vous@gmail.com). Elle servira d'identifiant pour vous connecter et recevra vos codes de sécurité.

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   Les informations de votre entreprise

   Préparez le nom de votre entreprise, son adresse, son numéro d'identification fiscale (NIF) et son numéro RCCM si vous en avez un.

C'est la première fois que vous utilisez xInvoice ? Suivez ces étapes pour créer votre compte.

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   Ouvrez la page d'accueil

   Allez sur le site de xInvoice. Cliquez sur le bouton « S'inscrire » ou « Créer un compte ».

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   Choisissez la méthode d'inscription

   Le plus simple : cliquez sur « Continuer avec Google » si vous avez un compte Google. Vous éviterez la vérification par code. Sinon, continuez avec votre e-mail.

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   Entrez votre e-mail et un mot de passe

   Tapez votre adresse e-mail. Choisissez un mot de passe fort (au moins 8 caractères, avec des lettres et des chiffres). Confirmez-le en le retapant.

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   Résolvez la petite question mathématique

   Répondez à l'addition affichée (ex : 3 + 4 = 7). Cela protège le site contre les robots.

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   Validez la création

   Cliquez sur « Créer le compte ».

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   Entrez le code de vérification (OTP)

   Si vous n'avez pas utilisé Google, un code à 6 chiffres est envoyé à votre e-mail. Ouvrez votre boîte de réception, copiez ce code et collez-le dans les 6 cases. Cliquez sur « Valider le code ».

   Astuce : Vérifiez le dossier « Courrier indésirable » (spam) si vous ne voyez pas l'e-mail.

Après la création du compte, xInvoice vous demande les informations de votre entreprise. C'est obligatoire pour que vos factures soient professionnelles et conformes.

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   Renseignez le nom légal

   Tapez le nom officiel de votre entreprise (celui qui apparaît sur vos documents officiels).

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   Ajoutez le nom commercial

   Si vous avez un nom commercial différent (celui que vos clients connaissent), ajoutez-le. Sinon, laissez vide.

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   Entrez l'adresse et les contacts

   Renseignez l'adresse, la ville, la province, le téléphone et l'e-mail de votre entreprise. Ces informations apparaîtront sur vos factures.

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   Saisissez le NIF et le RCCM

   Le NIF (Numéro d'Identification Fiscale) et le RCCM sont demandés par la DGI. Entrez-les si vous les avez. Ils seront imprimés sur vos documents.

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   Choisissez votre devise

   Par défaut : le Franc congolais (CDF). Si vous facturez en dollars (USD), vous pourrez le changer plus tard dans les paramètres.

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   Validez

   Cliquez sur « Continuer » ou « Valider ». Vous accédez ensuite à votre tableau de bord.

Pour pouvoir récupérer votre mot de passe en cas d'oubli, vous devez définir deux questions de sécurité. À faire une seule fois.

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   Allez dans « Sécurité du compte »

   Dans le menu de gauche, sous « Configuration », cliquez sur « Sécurité du compte ».

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   Choisissez deux questions

   Sélectionnez deux questions dans les listes déroulantes (ex : « Quel est le nom de votre premier animal ? »).

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   Répondez aux questions

   Tapez vos réponses. Mémorisez-les bien : elles seront demandées si vous oubliez votre mot de passe.

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   Enregistrez

   Cliquez sur « Enregistrer ». Vos réponses sont cryptées et personne d'autre que vous ne peut les voir.

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   Changez votre mot de passe (optionnel)

   Sur la même page, vous pouvez changer votre mot de passe quand vous le souhaitez.

Une fois votre compte créé, voici comment vous connecter chaque jour.

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   Ouvrez le site de xInvoice

   Allez sur la page d'accueil et cliquez sur « Se connecter ».

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   Entrez votre e-mail et mot de passe

   Tapez l'adresse e-mail et le mot de passe choisis à l'inscription. Cliquez sur « Se connecter ».

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   Ou utilisez Google

   Pour aller plus vite, cliquez sur « Continuer avec Google » et choisissez votre compte.

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   Mot de passe oublié ?

   Cliquez sur « Mot de passe oublié ? ». Répondez à vos questions de sécurité, puis suivez le lien envoyé par e-mail pour créer un nouveau mot de passe.

Le tableau de bord est la page d'accueil de votre espace de travail. Il vous montre en un coup d'œil l'état de votre entreprise.

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   Consultez vos chiffres clés

   En haut, des cartes affichent : le nombre de factures, le montant total facturé, les factures impayées et les paiements reçus.

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   Voyez vos actions rapides

   Des boutons « Actions rapides » vous permettent de créer directement une facture, un devis ou un client sans chercher dans le menu.

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   Suivez votre abonnement

   Une carte indique votre plan (Essai, Starter, Pro, Enterprise) et la date de fin.

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   Accédez aux modules

   Le menu à gauche vous donne accès à toutes les sections : Clients, Produits, Factures, Livraisons, Stock, Comptabilité, Rapports, etc.

Dans « Configuration » → « Entreprise », vous pouvez modifier à tout moment les informations qui apparaissent sur vos documents.

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   Ouvrez les paramètres

   Menu gauche → Configuration → Entreprise.

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   Modifiez les informations générales

   Nom, logo, slogan, adresse, contacts. Le logo apparaîtra en haut de vos factures.

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   Renseignez la banque

   Dans l'onglet « Banque », ajoutez le nom de la banque, le titulaire et le numéro de compte. Ces informations s'affichent en bas des factures pour le paiement.

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   Personnalisez les documents

   Dans « Documents », choisissez le modèle (moderne, classique, minimaliste), le préfixe des factures (ex : FV) et les mentions légales.

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   Définissez les taxes par défaut

   Dans « Taxes », indiquez le taux de TVA par défaut (16 %) et activez le QR Code DGI si vous le souhaitez.

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   Enregistrez

   Cliquez sur « Enregistrer » en bas de chaque section.

Pour que vos factures soient conformes à la Direction Générale des Impôts du Congo, configurez les paramètres DGI. C'est optionnel au début mais nécessaire pour la facturation officielle.

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   Ouvrez « Configuration DGI »

   Menu gauche → Configuration → Configuration DGI.

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   Renseignez l'ISF et le nom du SFE

   L'ISF est l'identifiant de votre Système de Facturation Électronique. Le SFE est le nom de votre solution de facturation.

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   Choisissez l'environnement

   « Sandbox » pour tester, « Production » pour les vraies factures. Commencez par Sandbox.

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   Entrez le jeton API et le secret

   Ces informations sont fournies par la DGI. Collez-les dans les champs correspondants.

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   Configurez les connecteurs (avancé)

   Dans « Connecteurs DGI », vous reliez xInvoice aux services e-DEF et e-MCF de la DGI pour soumettre automatiquement vos factures.

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   Consultez les rapports X/Z/A

   Dans « Rapports X/Z/A », vous générez les rapports journaliers demandés par la DGI.

Un point de vente est un lieu où vous vendez (ex : Boutique 1, Magasin Centre). Si vous avez plusieurs boutiques, créez un point de vente pour chacune.

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   Ouvrez « Points de vente »

   Menu → Configuration → Points de vente.

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   Créez un point de vente

   Cliquez sur « Nouveau », donnez un nom (ex : « Boutique Centre ») et un code (ex : PV-001), puis enregistrez.

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   Associez les opérateurs

   Chaque vendeur ou caissier est rattaché à un point de vente. Voir la section Vendeurs & caissiers.

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   Suivez les ventes par point de vente

   Dans les rapports, vous pouvez filtrer les ventes par point de vente pour comparer vos boutiques.

Les vendeurs et caissiers sont les personnes qui utilisent xInvoice au quotidien pour encaisser. Chacun a un compte avec des permissions limitées.

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   Ouvrez « Opérateurs »

   Menu → Configuration → Opérateurs. Cliquez sur « Nouvel opérateur ».

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   Renseignez l'identité

   Entrez le nom, le prénom et un login de connexion (ex : « jdoe »).

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   Choisissez le rôle DGI

   Caissier, vendeur, comptable, superviseur ou administrateur. Le rôle détermine ce que la personne peut faire.

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   Associez à un point de vente

   Sélectionnez la boutique où ce vendeur travaille.

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   Définissez les permissions

   Cochez uniquement les actions autorisées : créer une facture, encaisser, annuler, etc. Un caissier ne doit pas pouvoir modifier les paramètres.

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   Activez le compte

   Vérifiez que « Actif » est coché, puis enregistrez. Le vendeur peut maintenant se connecter avec son login.

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   Suivez les ventes par vendeur

   Dans les rapports, filtrez par opérateur pour voir combien chaque vendeur a facturé et encaissé.

Si vous facturez dans plusieurs devises (CDF et USD), vous devez mettre à jour le taux de change.

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   Créez un groupe de taxation

   Menu → Configuration → Groupes de taxation. Créez par exemple « TVA 16 % » ou « Exportation 0 % ».

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   Ajoutez un taux de change

   Menu → Configuration → Taux de change. Cliquez sur « Nouveau », choisissez la devise (USD), entrez le taux (ex : 1 USD = 2800 CDF) et la date.

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   Récupérez automatiquement les taux

   Utilisez le bouton « Récupérer les taux » pour télécharger automatiquement les taux officiels de la Banque Centrale du Congo (BCC).

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   Vérifiez le taux du jour

   Une bannière en haut des factures affiche le taux appliqué pour la journée. Vérifiez-le avant d'enregistrer une facture en devise étrangère.

Avant de faire une facture, vous devez créer la fiche du client.

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   Ouvrez « Clients »

   Menu gauche → Clients. Cliquez sur « Nouveau client ».

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   Choisissez le type

   « Personne physique » pour un particulier, « Entreprise » pour une société, « Administration » pour une institution publique.

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   Remplissez les informations

   Nom, contact, e-mail, téléphone, adresse, ville. Pour une entreprise, ajoutez le NIF et le RCCM.

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   Ajoutez des notes (optionnel)

   Vous pouvez noter des informations utiles : préférences, conditions particulières...

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   Enregistrez

   Cliquez sur « Enregistrer ». Le client apparaît dans la liste et sera sélectionnable dans vos factures.

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   Recherchez et exportez

   Utilisez la barre de recherche pour retrouver un client. Cliquez sur « Exporter » pour télécharger la liste en Excel, CSV ou PDF.

Vos fournisseurs sont les entreprises qui vous vendent des marchandises. Centralisez-les pour mieux gérer vos achats et votre stock.

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   Ouvrez « Fournisseurs »

   Menu gauche → Fournisseurs. Cliquez sur « Nouveau fournisseur ».

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   Renseignez les informations

   Nom de l'entreprise, contact, e-mail, téléphone, adresse, ville.

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   Ajoutez le numéro de taxe / NIF

   Indiquez le NIF ou numéro de taxe du fournisseur si vous l'avez. Utile pour la comptabilité.

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   Associez aux produits

   Dans la fiche d'un produit, vous pouvez indiquer le fournisseur principal. Cela aide à réapprovisionner.

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   Recherchez et exportez

   Recherchez un fournisseur par nom, et exportez la liste en Excel, CSV ou PDF.

Pour facturer, vous ajoutez des produits ou services à vos lignes. Créez-les une fois, puis réutilisez-les.

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   Ouvrez « Produits »

   Menu gauche → Produits. Cliquez sur « Nouveau produit ».

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   Donnez un nom et une désignation

   Ex : « Sac en cuir » ou « Réparation téléphone ». Ajoutez une description si besoin.

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   Choisissez le type

   « Bien » pour un objet, « Service » pour une prestation, « Abonnement » pour un paiement régulier.

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   Entrez le prix et la taxe

   Indiquez le prix HT (hors taxe). La TVA (16 %) et le prix TTC sont calculés automatiquement.

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   Organisez par catégorie

   Utilisez les catégories, familles, marques et modèles pour retrouver facilement vos produits.

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   Enregistrez

   Cliquez sur « Enregistrer ». Le produit est maintenant ajoutable dans une facture.

Si vous vendez des produits physiques, activez le suivi de stock pour savoir combien il vous reste et être alerté avant une rupture.

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   Activez le suivi sur un produit

   Dans la fiche produit, cochez « Produit stockable ». Indiquez le stock actuel, le stock minimum et le stock maximum.

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   Consultez le stock disponible

   Dans la liste des produits, la colonne « Stock » affiche la quantité disponible en temps réel.

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   Soyez alerté en cas de rupture

   Quand le stock descend sous le minimum, le produit est mis en évidence. Réapprovisionnez à temps.

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   Suivez les produits périssables

   Activez « Produit périssable » et renseignez le numéro de lot, la date de fabrication et la date d'expiration.

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   Ajustez le stock manuellement

   Après un inventaire, modifiez la quantité directement dans la fiche produit pour corriger le stock réel.

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   Lien avec les fournisseurs

   Associez chaque produit à son fournisseur pour savoir qui contacter pour réapprovisionner.

Un devis présente un prix à un client avant qu'il accepte. Voici comment en créer un.

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   Ouvrez « Devis »

   Menu gauche → Devis. Cliquez sur « Nouveau devis ».

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   Choisissez le client

   Sélectionnez un client existant dans la liste, ou créez-en un rapidement avec le bouton « + ».

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   Ajoutez des lignes

   Pour chaque ligne, choisissez un produit (ou tapez une désignation libre), indiquez la quantité. Le prix et la taxe se calculent automatiquement.

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   Vérifiez les totaux

   En bas, vous voyez le sous-total HT, la TVA et le total TTC. Ajoutez une remise si nécessaire.

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   Aperçu et enregistrement

   Cliquez sur « Aperçu » pour voir le document, puis sur « Enregistrer ».

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   Convertissez en facture

   Quand le client accepte, ouvrez le devis et cliquez sur « Convertir en facture ». Le devis devient une facture prête à être envoyée.

La facture est le document le plus important. xInvoice génère automatiquement son numéro et calcule tout pour vous.

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   Ouvrez « Factures »

   Menu gauche → Factures. Cliquez sur « Nouvelle facture ».

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   Sélectionnez le client

   Choisissez le client dans la liste. Son adresse et son NIF se remplissent automatiquement.

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   Choisissez le point de vente et l'opérateur

   Indiquez où et par qui la facture est émise (utile pour la DGI).

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   Ajoutez les lignes

   Ajoutez chaque produit avec sa quantité. Vous pouvez aussi taper une ligne libre. Les totaux se mettent à jour en direct.

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   Définissez les dates

   Date d'émission (aujourd'hui) et date d'échéance (quand le client doit payer).

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   Choisissez le mode de paiement

   Espèces, virement, carte, mobile money... Sélectionnez celui attendu.

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   Enregistrez et imprimez

   Cliquez sur « Enregistrer ». Le numéro est généré (ex : FV-2026-0001). Cliquez ensuite sur « Imprimer » pour le PDF.

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   Envoyez par e-mail

   Dans la facture, cliquez sur « Envoyer » pour l'envoyer directement au client par e-mail.

Le module Livraisons permet de suivre ce que vous livrez à vos clients, du départ jusqu'à la confirmation.

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   Ouvrez « Livraisons »

   Menu gauche → Livraisons. Cliquez sur « Nouvelle livraison ».

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   Renseignez le client

   Entrez le nom, le téléphone et l'adresse de livraison. Liez le numéro de facture si applicable.

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   Indiquez le livreur et la date

   Nommez le livreur, le véhicule, et la date planifiée de livraison.

4. 4

   Listez les articles

   Tapez les articles à livrer dans la zone prévue.

5. 5

   Suivez le statut

   Dans la liste, utilisez les boutons : démarrer (en cours), marquer livrée, ou marquer partielle (avec motif).

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   Imprimez le bon de livraison

   Cliquez sur l'icône imprimante pour générer un bon de livraison à signer par le client.

Une erreur s'est glissée dans une facture ? Vous ne la supprimez jamais : vous l'annulez avec un motif. Vous pouvez aussi réimprimer un document.

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   Annuler une facture

   Menu → Annulations. Trouvez la facture, cliquez sur « Annuler ». Un motif obligatoire vous est demandé. La facture passe au statut ANNULÉE (elle n'est pas effacée).

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   Consultez le rapport des annulations

   Menu → Rapport annulations. Vous voyez toutes les factures annulées avec le motif, la date et la personne qui a annulé. Exportez en Excel si besoin.

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   Réimprimer une facture

   Menu → Réimpressions. Trouvez la facture, cliquez sur « Réimprimer ». Chaque réimpression est comptée et enregistrée dans l'historique (qui, quand, combien).

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   Consultez l'historique

   En bas de la page Réimpressions, l'historique liste toutes les réimpressions avec le nom de l'utilisateur et la date.

Quand un client vous paie, enregistrez le paiement pour que la facture passe en « Payée ».

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   Ouvrez la facture

   Menu → Factures, cliquez sur la facture concernée.

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   Enregistrez le paiement

   Dans la section paiement, indiquez le montant reçu, la date et le mode de paiement. Cliquez sur « Enregistrer ».

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   Paiement partiel

   Si le client paie une partie seulement, le statut devient « Partielle ». Le solde restant est affiché.

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   Paiement en ligne (Stripe)

   Si Stripe est connecté, vous pouvez envoyer un lien de paiement au client pour qu'il paie par carte bancaire.

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   Relance automatique

   Les factures en retard déclenchent automatiquement un e-mail de rappel au client, sans action de votre part.

À partir du plan Professional, xInvoice inclut une comptabilité complète. Vos factures et paiements génèrent automatiquement les écritures.

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   Importez votre plan comptable

   Menu → Plan comptable. Importez votre plan (fichier Excel) ou utilisez le plan par défaut proposé par xInvoice.

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   Consultez les écritures

   Menu → Écritures. Chaque facture et paiement crée automatiquement une écriture comptable équilibrée (débit = crédit).

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   Créez une écriture manuelle

   Besoin d'une écriture hors facture (ex : un achat) ? Cliquez sur « Nouvelle écriture », saisissez les lignes et vérifiez l'équilibre.

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   Consultez le grand livre

   Menu → Grand livre. Vous voyez tous les mouvements de chaque compte, période par période.

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   Générez la balance

   Menu → Balance. La balance de vérification résume les totaux par compte pour contrôler que tout est équilibré.

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   Filtrez par période

   Dans chaque écran comptable, choisissez une période (mois, trimestre, année) pour analyser vos données.

xInvoice vous aide à comprendre comment va votre entreprise grâce aux rapports.

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   Ouvrez « Rapports »

   Menu gauche → Rapports (disponible à partir du plan Professional).

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   Choisissez la période

   Sélectionnez une période (ce mois, ce trimestre, cette année) pour filtrer les données.

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   Lisez les graphiques

   Visualisez l'évolution de vos revenus, le nombre de factures et les montants impayés.

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   Analysez par dimension

   Filtrez par opérateur, point de vente, catégorie de produit, marque ou mode de paiement pour comprendre ce qui se vend le mieux.

5. 5

   Exportez

   Cliquez sur « Exporter » pour télécharger le rapport en Excel, CSV ou PDF.

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   Rapports DGI

   Dans « Rapports X/Z/A », générez les rapports journaliers officiels demandés par la DGI.

Protégez vos données en les sauvegardant automatiquement sur Microsoft OneDrive.

1. 1

   Ouvrez « Sauvegarde Cloud »

   Menu → Configuration → Sauvegarde Cloud.

2. 2

   Connectez Microsoft

   Dans la section compte, cliquez sur « Connecter Microsoft » et autorisez l'accès à OneDrive.

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   Configurez la sauvegarde

   Choisissez le type (complète ou incrémentale), la fréquence (ex : toutes les 24 h) et le dossier de destination.

4. 4

   Lancez une sauvegarde manuelle

   Cliquez sur « Sauvegarder maintenant » pour une sauvegarde immédiate.

5. 5

   Restaurez

   Dans l'onglet « Restauration », sélectionnez une sauvegarde passée et cliquez sur « Restaurer » pour récupérer vos données.

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   Consultez l'historique

   L'historique liste toutes les sauvegardes avec leur taille, leur date et leur statut (succès/échec).

Si plusieurs personnes utilisent xInvoice, vous les invitez et leur donnez un rôle.

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   Invitez un utilisateur

   Menu → Configuration → Utilisateurs. Cliquez sur « Inviter », entrez l'e-mail et choisissez le rôle (admin ou utilisateur).

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   L'utilisateur reçoit une invitation

   La personne reçoit un e-mail et crée son mot de passe pour rejoindre votre entreprise.

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   Créez des rôles personnalisés

   Menu → Rôles & Permissions. Créez un rôle (ex : « Comptable ») et cochez uniquement les modules qu'il peut voir.

4. 4

   Attribuez le rôle

   Dans la fiche de l'utilisateur, attribuez le rôle créé. Il ne verra que ce qui est autorisé.

5. 5

   Consultez le journal d'audit

   Menu → Journal d'audit. Vous voyez toutes les actions effectuées (qui a fait quoi et quand).

Quelques conseils pour aller plus vite et éviter les erreurs.

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   Vérifiez le taux de change

   Avant une facture en USD, vérifiez toujours le taux du jour affiché en haut de la page.

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   Utilisez la recherche

   Chaque liste a une barre de recherche. Tapez un nom ou un numéro pour trouver vite.

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   Exportez souvent

   Exportez régulièrement vos listes (clients, factures) en Excel pour garder une copie.

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   Ne supprimez jamais, annulez

   En cas d'erreur, annulez la facture avec un motif. Cela garde l'historique conforme pour la DGI.

5. 5

   Surveillez votre stock

   Consultez régulièrement la liste des produits pour repérer ceux proches du stock minimum.

6. 6

   Sauvegardez automatiquement

   Activez la sauvegarde OneDrive automatique pour ne jamais perdre vos données.

7. 7

   Imprimez ce manuel

   Cliquez sur le bouton « Imprimer / PDF » en bas à droite pour garder ce manuel avec vous.